KENDARI – Universitas Muhammadiyah Kendari melalui Unit E-Dokumentasi menggelar seminar nasional bertajuk “Transformasi Arsip Digital dan Manajemen Dokumen Elektronik dalam Ekosistem Pendidikan Tinggi Modern” pada hari Senin, 7 April 2026. Acara yang diselenggarakan secara hybrid ini menghadirkan berbagai narasumber ahli dari berbagai institusi terkemuka di Indonesia, serta melibatkan lebih dari 300 peserta yang terdiri dari civitas akademika, praktisi dokumentasi, dan profesional kearsipan dari seluruh Sulawesi Tenggara.
Seminar ini menjadi bagian dari komitmen Universitas Muhammadiyah Kendari dalam meningkatkan standar pengelolaan dokumen dan arsip kampus menuju era digitalisasi yang lebih efisien dan berkelanjutan. Unit E-Dokumentasi, yang bertanggung jawab atas manajemen dokumen elektronik di lingkungan kampus, menjadi pionir dalam mengorganisir diskusi mendalam tentang transformasi digital dalam konteks pendidikan tinggi di kawasan timur Indonesia.
Acara dibuka secara resmi oleh Rektor Universitas Muhammadiyah Kendari, Prof. Dr. Hj. Siti Nurhaliza, M.Si., yang dalam sambutannya menekankan pentingnya adopsi teknologi dalam pengelolaan dokumen akademik. “Kami percaya bahwa digitalisasi arsip bukan sekadar modernisasi infrastruktur, tetapi investasi jangka panjang untuk meningkatkan transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas institusi pendidikan,” ujar Prof. Siti Nurhaliza dalam sambutan pembukaan seminar yang dihadiri langsung oleh ratusan peserta di Aula Utama Kampus Unit E, Jalan Sultan Muhammad Mansur, Kendari.
Agenda dan Rangkaian Acara
Seminar yang berlangsung selama satu hari penuh ini dibagi menjadi beberapa sesi tematik yang dirancang untuk memberikan wawasan komprehensif kepada peserta. Sesi pertama, dimulai pukul 09.00 WITA, menghadirkan pembicara utama Dr. Budi Santoso, M.Si., seorang pakar manajemen dokumen elektronik dari Universitas Indonesia. Dalam presentasinya yang berjudul “Standar Internasional dalam Kearsipan Digital: Implementasi ISO 14721 dan Best Practices”, Dr. Budi Santoso menjelaskan bagaimana institusi pendidikan dapat menerapkan standar internasional untuk menjamin kualitas dan keamanan dokumen digital mereka.
“Transformasi digital dalam kearsipan bukan hanya tentang mengubah format dokumen dari fisik menjadi digital. Lebih dari itu, ini adalah perubahan paradigma dalam cara kita menyimpan, mengorganisir, dan mengakses informasi untuk mendukung keputusan strategis institusi,” terang Dr. Budi Santoso ketika diwawancarai oleh tim dokumentasi acara.
Sesi kedua, yang dimulai pukul 10.30 WITA, menghadirkan diskusi panel yang dipimpin oleh Kepala Unit E-Dokumentasi Universitas Muhammadiyah Kendari, Drs. Ahmad Rifai, M.Lib. Panel ini menghadirkan tiga praktisi dari lembaga pendidikan berbeda: Ibu Dwi Retno Wulandari dari Universitas Hasanuddin Makassar, Bapak Hendra Wijaya dari Politeknik Negeri Manado, dan Ibu Rini Handoko dari Universitas Pattimura Ambon. Mereka berbagi pengalaman nyata tentang tantangan dan solusi dalam implementasi sistem e-dokumentasi di kampus masing-masing.
“Kami di Universitas Hasanuddin telah mengimplementasikan sistem manajemen dokumen elektronik selama tiga tahun terakhir. Awalnya memang banyak kendala, terutama dari sisi adopsi pengguna dan integrasi dengan sistem informasi akademik yang sudah berjalan. Namun, dengan dukungan manajemen dan pelatihan berkala, sekarang kami berhasil mencapai tingkat digitalisasi arsip sebesar 85 persen,” ungkap Ibu Dwi Retno Wulandari sambil menunjukkan beberapa slide presentasi tentang infrastruktur IT yang mereka gunakan.
Workshop Interaktif dan Demonstrasi Sistem
Selanjutnya, pada pukul 12.00 WITA setelah istirahat makan siang, acara dilanjutkan dengan workshop interaktif yang dibagi menjadi tiga track paralel. Track pertama menghadirkan workshop tentang “Digitalisasi Dokumen Arsip Fisik: Teknik Scanning, Metadata, dan Quality Assurance”, yang dipandu oleh Tim Teknis dari Kementerian Arsip Republik Indonesia. Track kedua mengangkat topik “Keamanan Data dan Compliance dalam Sistem E-Dokumentasi”, yang dipandu oleh specialist cybersecurity dari lembaga swasta terkemuka. Sementara track ketiga fokus pada “User Experience dan Change Management dalam Implementasi Sistem Baru”, yang dipandu oleh konsultan manajemen perubahan dari Jakarta.
Setiap peserta berkesempatan memilih satu track sesuai dengan minat dan kebutuhan institusi mereka. Dalam praktiknya, workshop ini tidak hanya bersifat teoritis, tetapi juga memberikan hands-on experience kepada peserta untuk mencoba langsung beberapa tools dan platform e-dokumentasi yang telah digunakan oleh institusi pendidikan terkemuka di Indonesia.
Drs. Ahmad Rifai, Kepala Unit E-Dokumentasi Universitas Muhammadiyah Kendari, yang sekaligus menjadi salah satu penggagas dan penyelenggara seminar ini, menjelaskan filosofi di balik pemilihan workshop interaktif ini. “Kami ingin seminar ini bukan sekadar ajang mendengarkan presentasi, tetapi benar-benar menjadi wadah pembelajaran praktis. Peserta, khususnya dari institusi yang baru memulai transformasi digital, dapat langsung mencoba tools dan bertanya kepada praktisi berpengalaman. Dengan demikian, mereka bisa membawa ide dan solusi konkret ketika kembali ke institusi masing-masing,” jelas Ahmad Rifai dalam wawancara eksklusif setelah sesi pembukaan.
Keynote Speech dan Visi Jangka Panjang
Pada sesi penutup pagi hari, acara menghadirkan keynote speech dari Prof. Dr. Ari Kusmawan, M.A., Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi (dalam kapasitas sebagai pembicara tamu), yang secara virtual hadir dari Jakarta. Dalam pidatonya yang berjudul “Digitalisasi Pendidikan Tinggi sebagai Strategi Kompetitivitas Global”, Prof. Ari menekankan bahwa transformasi digital di sektor pendidikan tinggi merupakan keharusan, bukan pilihan.
“Pandemi COVID-19 telah mengajarkan kita bahwa institusi pendidikan yang mampu beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan teknologi akan tetap relevan dan kompetitif. Sistem e-dokumentasi yang solid adalah fondasi dari transformasi digital yang berkelanjutan. Oleh karena itu, saya menghargai inisiatif Universitas Muhammadiyah Kendari dalam menyelenggarakan seminar seperti ini, yang secara serius membahas aspek-aspek teknis dan strategis dari modernisasi arsip kampus,” ucap Prof. Ari dalam video keynote yang ditampilkan di layar besar aula.
Ekspektasi dan Dampak bagi Komunitas Akademik
Hadirnya seminar ini diharapkan dapat memberikan dampak signifikan bagi komunitas akademik di Kendari dan sekitarnya. Beberapa peserta yang diwawancarai mengungkapkan antusiasme mereka terhadap materi-materi yang disampaikan. Salah satunya adalah Bapak Suryanto, Kepala Bagian Administrasi Akademik dari sebuah universitas swasta di Kendari, yang mengatakan, “Selama ini kami belum punya strategi yang jelas tentang bagaimana mengelola dokumen akademik secara digital. Seminar ini membuka mata kami bahwa ada banyak tools dan metodologi yang bisa kami adopsi tanpa perlu mengeluarkan biaya investasi yang terlalu besar. Saya rencana akan merekomendasikan kepada pimpinan kami untuk mulai membangun roadmap digitalisasi arsip kami.”
Demikian pula, beberapa mahasiswa yang menghadiri seminar ini, khususnya yang berasal dari program studi Ilmu Perpustakaan dan Manajemen Informasi, juga merasakan manfaat langsung. Seorang mahasiswa semester akhir bernama Putri Amelia dari Program Studi Ilmu Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Kendari mengatakan, “Saya sekarang memiliki gambaran yang lebih jelas tentang prospek karir di bidang manajemen dokumen digital. Ternyata, skill ini sangat dibutuhkan tidak hanya di perpustakaan, tetapi juga di berbagai departemen di institusi pendidikan. Ini membuat saya semakin termotivasi untuk memperdalam ilmu ini.”
Rencana Lanjutan dan Komitmen Unit E-Dokumentasi
Menutup kesuksesan seminar, Drs. Ahmad Rifai mengumumkan bahwa Unit E-Dokumentasi Universitas Muhammadiyah Kendari memiliki rencana untuk menyelenggarakan series webinar bulanan tentang berbagai aspek e-dokumentasi. “Kami akan mengundang praktisi dari berbagai institusi untuk berbagi pengalaman dan best practices mereka. Selain itu, kami juga akan menyediakan platform online untuk networking dan knowledge sharing bagi semua peserta seminar hari ini,” tambah Ahmad Rifai dengan antusiasme.
Lebih lanjut, Rektor Universitas Muhammadiyah Kendari, Prof. Dr. Hj. Siti Nurhaliza, juga mengumumkan bahwa institusi ini berkomitmen untuk menjadi pusat keunggulan dalam manajemen e-dokumentasi di kawasan timur Indonesia. “Kami akan terus investasi dalam pengembangan infrastruktur IT, pelatihan SDM, dan kolaborasi dengan institusi terkemuka lainnya untuk memastikan bahwa Unit E-Dokumentasi kami dapat memberikan layanan terbaik,” ujar Prof. Siti Nurhaliza.
Kesimpulan
Seminar “Transformasi Arsip Digital dan Manajemen Dokumen Elektronik dalam Ekosistem Pendidikan Tinggi Modern” yang digelar Unit E-Dokumentasi Universitas Muhammadiyah Kendari pada 7 April 2026 telah berhasil menghadirkan diskusi mendalam, workshop praktis, dan networking opportunities bagi ratusan peserta dari berbagai institusi di Sulawesi Tenggara. Acara ini mencerminkan komitmen Universitas Muhammadiyah Kendari dalam memimpin transformasi digital di sektor pendidikan tinggi kawasan timur Indonesia.
Dengan kehadiran para ahli dari tingkat nasional, berbagi pengalaman dari praktisi institusi terkemuka, dan engagement yang tinggi dari peserta, seminar ini diharapkan menjadi titik awal bagi percepatan digitalisasi arsip di berbagai institusi pendidikan di wilayah Sulawesi Tenggara. Momentum ini harus dimanfaatkan sebagai catalyst untuk membangun ekosistem e-dokumentasi yang robust, aman, dan user-friendly di lingkungan akademik.
Ke depannya, Unit E-Dokumentasi Universitas Muhammadiyah Kendari akan terus menjadi katalisator perubahan positif dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi di institusi pendidikan Indonesia, khususnya di kawasan timur.
